Privatlivspolitik

1. Formål med politik

Formålet med denne privatlivspolitik er at gøre dig opmærksom på, hvordan Halberg Hotels A/S (”vi”, ”os”) behandler personoplysninger. Med denne politik ønsker vi at informere dig om, hvilke oplysninger der indsamles og behandles, og hvor længe de opbevares. Privatlivspolitikken omhandler behandling af personoplysninger ved Halberg Hotels A/S. som omfatter Hotel Svendborg, Hotel Fredericia, Hotel Garni og Hotel Ærø (benævnes tilsammen ”Halberg Hotels A/S” i det følgende), når du indgår aftaler, interagerer eller på anden måde udveksler personoplysninger med os.

2. Beskrivelse af behandlingerne

Halberg Hotels A/S behandler dine oplysninger til et eller flere specifikke formål og i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne. Vi behandler bl.a. dine oplysninger, hvis du er kunde/gæst, samarbejdspartner, leverandør, besøger vores hjemmeside eller vores sociale medie, kontakter os via vores kontaktformuler, modtager vores nyhedsbrev eller søger job hos os. Oplysningerne vil som alt overvejende udgangspunkt komme direkte fra dig, og vi behandler alene dine oplysninger, så længe det er nødvendigt af hensyn til det formål, hvortil de blev indsamlet.

Nedenfor kan du læse mere om de typer af behandlinger, vi foretager.

Kundeforhold

Halberg Hotels A/S behandler personoplysninger i forbindelse med besøg eller ophold på vores hoteller om private kunder og om kontaktpersonen ved vores erhvervskunder for at kunne indgå og opfylde en aftale GDPR art. 6(1)(b). Disse oplysninger omfatter kontaktoplysninger som navn, stillingsbetegnelse, firmanavn, e-mail, adresse, telefonnummer og oplysninger om dit køb eller ophold samt betalings- og/eller bankoplysninger.

I visse tilfælde behandler vi endvidere helbredsoplysninger, herunder oplysninger om handicap, allergi, særlige føde fødevarepræferencer samt andre helbreds- eller medicinoplysninger. Vi behandler disse oplysninger på baggrund af dit udtrykkelige mundtlige samtykke jf. GDPR art. 9(2)(a)

Vi sletter oplysningerne løbende, dog senest 5 år efter endt kundeforhold.

I nogle tilfælde kan vi supplere vores oplysninger om dig med de oplysninger, du løbende giver os, f.eks. oplysninger om ønsker i forbindelse med tidligere arrangementer eller konferencer, således at vi kan gøre vores markedsføring så relevant som muligt for dig. Dette sker på baggrund af vores legitime interesse jf. GDPR art. 6(1)(f), da vi vurderer, at vores interesse i at tilbyde dig den bedste service vejer tungere, end din interesse i at sådanne almindelige oplysninger – du giver os – ikke behandles. Du har selvfølgelig altid mulighed for at få indsigt i sådanne oplysninger og få dem slettet. Læs mere om dine rettigheder i afsnit 4 nedenfor

Hjemmeside og cookies

I forbindelse med den almindelige drift af vores hjemmeside indsamler vi personoplysninger om dig via cookies for at forbedre hjemmesidens udseende og brugeroplevelse, samt til at udarbejde statistikker. Vi indsamler kun dine personoplysninger, hvis du har givet dit samtykke hertil. De oplysninger, som vi indsamler via cookies, omfatter din IP-adresse, browsertype, enhed (type, version, operativsystem m.v.) samt brugeradfærd, herunder sidehenvisninger.

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Læs mere om dette i de forskellige hotellers cookiepolitik.

Cookiedeklaration for Hotel Svendborg her

På Hotel Svendborg, Hotel Fredericia og Hotel Ærøs hjemmesider har du mulighed for at kontakte os via diverse kontaktformularer.  Når du kontakter os via vores generelle kontaktformular på vores hjemmeside, behandler vi personoplysninger så som navn, e-mail samt telefonnummer. Der er også mulighed for at skrive i et fritekstfelt, men vi fraråder at skrive personoplysninger i dette felt, medmindre det er relevant for henvendelse. Når du anvender kontaktformularen vedr. forespørgsel på ophold, behandler vi endvidere oplysninger om ankomsttidspunkt og antal børn. I forbindelse med vores kontaktformular vedr. modtagelse af tilbud, giver du samtidig samtykke til, at vi må kontakte dig med et tilbud via mail jf. GDPR art. 6(1)(a).

De oplysninger vi behandler via vores kontaktformular slettes løbende og senest 5 år efter seneste kontakt.

Vi indsamler endvidere dine oplysninger, hvis du anvender vores chat-funktion. I denne situation behandler vi oplysninger om dit navn, e-mail og telefonnummer. Vi behandler oplysningerne i overensstemmelse med GDPR art. 6(1)(f), idet vi har en legitim interesse i at besvare din henvendelse.

De oplysninger vi behandler i forbindelse med vores chat-funktion slettes løbende dog senest 5 år efter kontakten.

På vores hjemmeside har vi desuden integrerede plugins fra sociale medier, som den vej igennem har mulighed for at indsamle data om dig, hvis du har give samtykke hertil. Vi har i den forbindelse et fælles dataansvar med hvert medie. Vi anvender integrerede plugins fra Facebook, Instagram og LinkedIn.

Sociale medier

Vi anvender følgende sociale medier Facebook, Instagram og LinkedIn til at komme i kontakt med vores kunder og potentielle kunder, samt fremme vores markedsføringstiltag. Hvis du har været inde og ”like” vores fanside på det sociale medie eller har været i kontakt med os igennem dette, behandler vi undgåeligt dine personoplysninger. Vi behandler hertil kun oplysninger om dit navn og e-mail samt evt. oplysninger om dit køb eller ophold, hvis det fremgår af konteksten.

Hvis du kontakter os via sociale medier, behandler vi dine personoplysninger på baggrund af vores interesse i at kunne kontakte dig og svare på dine henvendelser, jf. GDPR-artikel 6(1)(f). Oplysningerne vil stamme fra dig og det sociale medie, som du kontakter os igennem.

Vi har et såkaldt fælles dataansvar med de sociale medier vi anvender, idet vi begge behandler dine personoplysninger til egne formål. Du kan læse mere de sociale mediers behandling af dine personoplysninger i det følgende:

• Du kan læse mere om Facebook og Instagrams behandling af dine personoplysninger her, og om det fælles dataansvar her.
• Du kan endvidere læse om LinkedIns behandling af dine personoplysninger her og det fælles dataansvar her.

Oplysninger behandlet ifm. sociale medier, som omhandler direkte kommunikation via de sociale medier slettes med det sammen. Opslag på f.eks. Facebook-sider eller i offentlige grupper slettes ikke, idet et opslag eller en kommentar på Facebook-sider eller i offentlige grupper betragtes som værende offentlige områder. Du kan læser mere om offentlige områder her   

Markedsføring

Vi behandler kun dine personoplysninger til brug for markedsføring, hvis du har givet dit samtykke i overensstemmelse med GDPR art. 6(1)(a) til f.eks. at modtage nyhedsbreve om events, aktiviteter og tilbud. Omfanget af vores behandling fremgår af det konkrete samtykke.

Hvis du har givet samtykke til at modtage markedsføring fra Hotel Svendborg eller Hotel Fredericia, behandler vi som udgangspunkt oplysninger om navn, e-mail, virksomhed.

Vi opbevarer dine oplysninger så længe du er tilmeldt nyhedsbrevet og i 3 år efter afmelding.

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage ved at eller benytte linket hertil i de nyhedsbreve, du modtager.

Videoovervågning

Vi har jf. TV-overvågningsloven tilladelse til at opsætte TV-overvågning, idet vi er en hotel- og restaurationsvirksomhed. Der er derfor opsat TV-overvågning på områder så som parkeringsplads, gange, reception, restaurant og bagindgang. Formålet med TV-overvågningen er at sikre gæster og ansattes tryghed og for at forebygge kriminalitet jf. art. 6 (1)(f).

Personoplysninger slettes 7 dage efter, at optagelserne er blevet optaget jf. TV-overvågningslovens § 4 c, stk. 4.

Billed- og lydoptagelser med personoplysninger videregives kun, hvis du har givet dit udtrykkelige samtykke, hvis det følge af lov, eller hvis videregivelsen sker i forbindelse med kriminalitetsopklarende øjemed.

Jobansøgere

Hvis du søger et job hos Hotel Svendborg, Hotel Fredericia eller Hotel Ærø, behandler vi dine personoplysninger med henblik på at vurdere, om du er kvalificeret til en eksisterende eller fremtidig stilling hos os. Vi behandler de oplysninger, du giver os, herunder navn, kontaktoplysninger, arbejds- og uddannelsesmæssige forhold, uddannelsesniveau, billede, CV, ansøgning, referencer og tilgængelighedsdato samt hvis relevant videopræsentation.

Vi behandler dine oplysninger for at kunne indgå en aftale med dig om ansættelse GDPR art. 6(1)(b) og i de tilfælde, hvor vi vurderer, at vores interesser i at behandle dine personoplysninger overstiger dine interesser i, at de ikke behandles, f.eks. oplysninger indsamlet fra sociale medier offentliggjort af dig eller oplysninger opnået via gennemførelsen af en personligheds- og færdighedstest (GDPR art. 6(1)(f).

Vi deler dine personoplysninger med de medarbejdere, der er involveret i rekrutteringsprocessen samt videregiver dine personoplysninger til de virksomheder, som gennemfører personligheds- og færdighedstesten samt evt. rekrutteringsfirma.

Hvis vi ønsker at opbevare dine oplysninger udover rekrutteringsperioden, indhenter vi dit samtykke.

Leverandører og samarbejdspartnere

Når vi indgår aftaler med leverandører og samarbejdspartnere, behandler vi oplysninger om disses kontaktpersoner. Det omfatter oplysninger om navn, stillingsbetegnelse, telefonnummer, e-mail og om nødvendigt betalings- eller bankoplysninger.

Oplysningerne behandles enten, fordi det er nødvendigt af hensyn til opfyldelse af aftalen med den pågældende leverandør eller samarbejdspartner GDPR art. 6(1)(b), eller fordi vi som led i aftalen har en legitim interesse i at behandle den pågældendes kontaktoplysninger GDPR art. 6(1)(f).

Vi opbevarer relevante kontaktoplysninger igennem vores samarbejde. Skriftlige korrespondancer slettes løbende, og oplysninger som er nødvendige til at opfylde vores forpligtelser efter bogføringsloven opbevares i 5 år plus løbende regnskabsår jf. bogføringslovens § 10, stk. 1.

3. Modtagere af personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger med fortrolighed, og vi videregiver som udgangspunkt ikke oplysningerne til tredjeparter. Vi kan dog videregive dine personoplysninger, hvis du har givet dit samtykke eller vi har en berettiget interesse i videregivelsen.

Vi kan overlade personoplysninger til vores systemleverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne og efter vores specifikke instruks i henhold til den indgåede databehandleraftale.

I nogle tilfælde benytter vi databehandlere uden for EU/EØS, hvorved personoplysninger kan blive overført til tredjelande, bl.a. i forbindelse med vores brug af cloudløsninger. Hertil anvender vi et gyldigt overførselsgrundlag (evt. herunder Standard Contractual Clauses) inden vi overfører personoplysningerne. Overførelsen sker alene under iagttagelse af de nødvendige sikkerhedsgarantier som krævet efter gældende databeskyttelseslovgivning og der foretages altid en individuel vurdering vedrørende behov for supplerende foranstaltninger Du kan kontakte booking@hotel-svendborg.dk for at få oplysninger om det konkrete behandlingsgrundlag i den sammenhæng.

4. Dine rettigheder

Når vi indsamler oplysninger om dig, har du en række grundlæggende rettigheder efter persondatareglerne, som du kan gøre brug af. Dine rettigheder omfatter retten til at anmode om indsigt i og berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger, begrænsning af og indsigelse mod vores behandling, samt retten til at modtage dine oplysninger i et struktureret, almindelig anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).

Ovenfor nævnte rettigheder kan være tilknyttet betingelser og begrænsninger. Hvorvidt du som registreret kan anmode om f.eks. at få dine personoplysninger slettet, vil i alle tilfælde afhænge af en konkret vurdering.

Hvis du har givet dit samtykke til vores behandling af dine oplysninger, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dette samtykke.

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du indgive en klage til Datatilsynet via deres hjemmeside www.datatilsynet.dk eller ved at ringe på tlf. 33 19 32 00.

5. Vores kontaktoplysninger

Den virksomhed, som er ansvarlig for behandling af dine personoplysninger, er:

Halberg Hotels A/S/Hotel Svendborg

CVR.nr: 82 55 07 12

Centrumpladsen 1, 5700 Svendborg

E-mail: booking@hotel-svendborg.dk

Tlf.: +45 62 21 17 00

Hvis du har spørgsmål vedrørende vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte os på booking@hotel-svendborg.dk  eller på telefon +45 62 21 17 00

6. Ændringer

Vi forbeholder os retten til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af personoplysninger. I tilfælde af væsentlige ændringer retter vi henvendelse til dig i form af e-mail eller synlig meddelelse på vores website.

Dato: 05.01.2024